Niezapłacona faktura nie zawsze musi oznaczać długotrwały spór sądowy. W wielu przypadkach skuteczne działania można podjąć już na etapie przedsądowym — po prawidłowej analizie dokumentów, ustaleniu terminu wymagalności roszczenia i skierowaniu do kontrahenta profesjonalnego wezwania do zapłaty.
Kancelaria AKRS wspiera przedsiębiorców w dochodzeniu należności z niezapłaconych faktur, zarówno na etapie polubownym, jak i sądowym oraz egzekucyjnym. Pomagamy ustalić wysokość należności głównej, odsetek, rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, a także ocenić, czy w danej sprawie zasadne jest skierowanie pozwu do sądu.
Spis treści
- Czym jest windykacja długów?
- Niezapłacona faktura – co zrobić w pierwszej kolejności?
- Postępowanie windykacyjne krok po kroku
- Koszty windykacji
- Czy możliwa jest windykacja na koszt dłużnika?
- Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych
- Niezapłacona faktura a VAT
- Kiedy warto skierować sprawę do kancelarii?
- FAQ – najczęściej zadawane pytania
- Kancelaria AKRS – wsparcie w dochodzeniu należności
Czym jest windykacja długów?
Windykacja długów to zespół czynności podejmowanych w celu dobrowolnego albo przymusowego odzyskania wymagalnej wierzytelności pieniężnej. W praktyce obejmuje ona najczęściej trzy etapy: działania przedsądowe, postępowanie sądowe oraz postępowanie egzekucyjne prowadzone przez komornika.
W przypadku niezapłaconych faktur źródłem wierzytelności jest zwykle umowa sprzedaży, dostawy, zlecenia, świadczenia usług albo inna relacja gospodarcza pomiędzy przedsiębiorcami. Sama faktura jest ważnym dokumentem, ale co do zasady nie zastępuje podstawy zobowiązania. Dlatego w sprawach o zapłatę istotne znaczenie mają także umowy, zamówienia, korespondencja, protokoły odbioru, potwierdzenia wykonania usługi lub dostawy oraz dokumenty dotyczące ewentualnych reklamacji.
Jeżeli wierzytelność wynika z transakcji handlowej, zastosowanie mogą znaleźć przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Regulują one między innymi odsetki za opóźnienie oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.
Niezapłacona faktura – co zrobić w pierwszej kolejności?
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czy roszczenie jest już wymagalne, czyli czy upłynął termin płatności. W tym celu należy sprawdzić przede wszystkim umowę, zamówienie, fakturę, korespondencję z kontrahentem oraz dokumenty potwierdzające wykonanie świadczenia przez wierzyciela.
W sprawach o zapłatę szczególne znaczenie mają najczęściej:
- umowa albo zamówienie,
- faktura,
- potwierdzenie wydania towaru,
- protokół odbioru,
- korespondencja z kontrahentem,
- potwierdzenia częściowych płatności,
- dokumenty dotyczące reklamacji albo zastrzeżeń dłużnika.
Dopiero po uporządkowaniu dokumentów zasadne jest skierowanie do dłużnika formalnego wezwania do zapłaty. Takie pismo powinno wskazywać podstawę roszczenia, wysokość należności głównej, należności uboczne, termin dobrowolnej zapłaty oraz konsekwencje dalszego braku płatności.
Wezwanie do zapłaty pełni nie tylko funkcję polubowną. Może mieć również znaczenie dowodowe, ponieważ porządkuje stanowisko wierzyciela i pokazuje, że przed skierowaniem sprawy do sądu dłużnik otrzymał możliwość dobrowolnego uregulowania należności.
Postępowanie windykacyjne krok po kroku
Postępowanie windykacyjne powinno być dostosowane do charakteru sprawy, wartości długu, rodzaju dokumentów oraz zachowania dłużnika. Inaczej prowadzi się sprawę, w której kontrahent jedynie opóźnia się z płatnością, a inaczej sprawę, w której kwestionuje wykonanie usługi, jakość towaru albo samą podstawę wystawienia faktury.
Co do zasady można wyróżnić trzy etapy windykacji: przedsądowy, sądowy oraz egzekucyjny.
Etap przedsądowy
Etap przedsądowy ma na celu doprowadzenie do zapłaty bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Obejmuje on w szczególności:
- analizę dokumentów,
- przygotowanie wezwania do zapłaty,
- kontakt z dłużnikiem,
- negocjacje dotyczące terminu spłaty,
- ustalenie harmonogramu płatności,
- zawarcie ugody,
- uzyskanie uznania długu.
Profesjonalnie przeprowadzone działania przedsądowe mogą doprowadzić do szybszego odzyskania pieniędzy i ograniczenia kosztów. Mają również znaczenie procesowe, ponieważ pozwalają przygotować materiał, który może zostać wykorzystany w pozwie.
Już na tym etapie warto ustalić, czy wierzycielowi przysługują nie tylko kwota z faktury, ale również odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, rekompensata za koszty odzyskiwania należności oraz ewentualnie zwrot dalszych, uzasadnionych kosztów dochodzenia wierzytelności.
Etap sądowy
Jeżeli dłużnik nie płaci mimo wezwania albo bezzasadnie kwestionuje roszczenie, wierzyciel może skierować sprawę do sądu. W zależności od dokumentów i charakteru sprawy możliwe jest dochodzenie roszczenia między innymi w postępowaniu upominawczym albo nakazowym.
W postępowaniu nakazowym sąd może wydać nakaz zapłaty, jeżeli roszczenie jest udowodnione dokumentami wskazanymi w przepisach. Może to dotyczyć między innymi sytuacji, w której wierzyciel dysponuje zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem, dokumentem urzędowym albo wezwaniem do zapłaty wraz z pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu.
W postępowaniu upominawczym sąd wydaje nakaz zapłaty, jeżeli na podstawie treści pozwu nie zachodzą przeszkody przewidziane w przepisach, w szczególności gdy roszczenie nie jest oczywiście bezzasadne, a twierdzenia co do faktów nie budzą wątpliwości.
Dla wierzyciela kluczowe znaczenie ma prawidłowe sformułowanie żądania pozwu. W sprawach dotyczących niezapłaconych faktur należy wyraźnie rozdzielić:
- należność główną,
- odsetki,
- rekompensatę za koszty odzyskiwania należności,
- ewentualne dalsze koszty dochodzenia wierzytelności,
- koszty procesu.
Błędne albo niepełne sformułowanie żądania może spowodować, że wierzyciel nie uzyska rozstrzygnięcia obejmującego wszystkie przysługujące mu świadczenia.
W sprawach gospodarczych szczególnie ważne jest kompletne przedstawienie twierdzeń i dowodów już w pozwie, ponieważ późniejsze uzupełnianie materiału procesowego może być ograniczone.
Etap egzekucyjny
Jeżeli dłużnik nie wykonuje prawomocnego orzeczenia albo nakazu zapłaty zaopatrzonego w klauzulę wykonalności, wierzyciel może skierować sprawę do komornika.
Podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy, czyli tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności. Do wniosku o wszczęcie egzekucji dołącza się tytuł wykonawczy.
W postępowaniu egzekucyjnym komornik może prowadzić egzekucję między innymi z rachunków bankowych, wynagrodzenia, wierzytelności, ruchomości albo nieruchomości dłużnika. Zakres egzekucji zależy od wniosku wierzyciela oraz informacji o majątku dłużnika.
Samo uzyskanie wyroku albo nakazu zapłaty nie gwarantuje jeszcze odzyskania pieniędzy. Dlatego przed skierowaniem sprawy do sądu warto ocenić także realne perspektywy egzekucji, w tym sytuację majątkową dłużnika.
Koszty windykacji
Koszty windykacji mogą obejmować różne kategorie wydatków. Należy odróżnić w szczególności:
- koszty własne wierzyciela,
- koszty obsługi prawnej,
- opłaty sądowe,
- koszty zastępstwa procesowego,
- koszty postępowania egzekucyjnego,
- koszty uzyskania dokumentów lub informacji o dłużniku.
Nie każdy wydatek poniesiony przez wierzyciela może zostać automatycznie przerzucony na dłużnika. Inaczej rozlicza się koszty procesu, inaczej koszty egzekucyjne, a jeszcze inaczej rekompensatę za koszty odzyskiwania należności w transakcjach handlowych.
W przypadku transakcji handlowych wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, przysługuje ustawowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Wynosi ona równowartość:
- 40 euro – jeżeli wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5.000 zł,
- 70 euro – jeżeli wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5.000 zł, ale niższa niż 50.000 zł,
- 100 euro – jeżeli wartość świadczenia pieniężnego jest równa albo wyższa niż 50.000 zł.
Równowartość rekompensaty ustala się według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.
Jeżeli koszty odzyskiwania należności przewyższają kwotę ustawowej rekompensaty, wierzyciel może dochodzić zwrotu dalszych uzasadnionych kosztów. Wymaga to jednak wykazania ich poniesienia i zasadności.
Czy możliwa jest windykacja na koszt dłużnika?
Określenie „windykacja na koszt dłużnika” wymaga ostrożności. Nie oznacza ono, że dłużnik zawsze i w każdym przypadku zapłaci wszystkie koszty poniesione przez wierzyciela.
Prawidłowo należy przyjąć, że w określonych sytuacjach wierzyciel może dochodzić od dłużnika:
- należności głównej,
- odsetek za opóźnienie,
- rekompensaty za koszty odzyskiwania należności,
- dalszych uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności,
- kosztów procesu,
kosztów postępowania egzekucyjnego.
Zakres tych roszczeń zależy jednak od podstawy prawnej, rodzaju sprawy, treści umowy, dokumentów oraz wyniku postępowania sądowego albo egzekucyjnego.
Dlatego sformułowanie „windykacja na koszt dłużnika” może być używane jedynie w znaczeniu potocznym lub marketingowym. Z prawnego punktu widzenia zawsze należy ustalić, jakie konkretnie koszty mogą zostać dochodzone od dłużnika w danej sprawie.
Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych
W sprawach dotyczących niezapłaconych faktur wierzyciel często może dochodzić nie tylko samej kwoty wskazanej na fakturze, ale również odsetek.
Jeżeli sprawa dotyczy transakcji handlowej, a wierzyciel spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie, może mu przysługiwać prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Odsetki te należą się za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty.
W praktyce oznacza to, że im dłużej dłużnik pozostaje w opóźnieniu, tym większa może być wysokość należności ubocznych dochodzonych obok należności głównej.
Prawidłowe wyliczenie odsetek ma znaczenie zarówno na etapie wezwania do zapłaty, jak i przy sporządzaniu pozwu.
Niezapłacona faktura a VAT
Brak zapłaty za fakturę może mieć również znaczenie podatkowe. W określonych sytuacjach wierzyciel będący czynnym podatnikiem VAT może skorzystać z tak zwanej ulgi na złe długi.
Co do zasady ulga może mieć zastosowanie, jeżeli wierzytelność nie została uregulowana przez co najmniej 90 dni od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie albo na fakturze. Dodatkowo od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie mogą upłynąć więcej niż 3 lata, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona, a na dzień poprzedzający dokonanie korekty wierzyciel powinien pozostawać czynnym podatnikiem VAT.
Korekty dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona, pod warunkiem że do dnia złożenia rozliczenia wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta.
Jeżeli po dokonaniu korekty należność zostanie zapłacona albo wierzytelność zostanie zbyta, wierzyciel ma obowiązek odpowiednio zwiększyć podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego. Przy częściowej zapłacie zwiększenie dotyczy odpowiedniej części należności.
Po stronie dłużnika obowiązki są odmienne. Jeżeli dłużnik odliczył VAT z faktury i nie zapłacił całości albo części należności w ciągu 90 dni od terminu płatności, powinien skorygować uprzednio odliczony podatek naliczony. Jeżeli następnie ureguluje należność, może odpowiednio zwiększyć kwotę podatku naliczonego.
Z uwagi na szczegółowy charakter przepisów podatkowych każdą sytuację warto ocenić indywidualnie, zwłaszcza gdy wierzytelność była częściowo zapłacona, zbyta, objęta ugodą albo sporna.
Kiedy warto skierować sprawę do kancelarii?
Nie każda niezapłacona faktura wymaga natychmiastowego pozwu. W wielu przypadkach wystarczające może być profesjonalne wezwanie do zapłaty albo negocjacje z dłużnikiem. Pomoc kancelarii jest jednak szczególnie uzasadniona, gdy:
- dłużnik kwestionuje wykonanie umowy,
- dokumentacja jest niepełna,
- kontrahent podnosi zarzuty dotyczące jakości towaru lub usługi,
- doszło do częściowych płatności,
- konieczne jest prawidłowe wyliczenie odsetek i rekompensaty,
- sprawa może kwalifikować się do postępowania nakazowego,
- istnieje ryzyko przedawnienia,
- potrzebna jest ocena szans skutecznej egzekucji,
- sprawa wymaga kompleksowego prowadzenia od wezwania do zapłaty aż do komornika.
W ramach obsługi spraw dotyczących niezapłaconych faktur Kancelaria AKRS może w szczególności:
- przeanalizować dokumenty,
- ustalić podstawę i wysokość roszczenia,
- przygotować wezwanie do zapłaty,
- wyliczyć odsetki i należności uboczne,
- przeprowadzić negocjacje z dłużnikiem,
- przygotować ugodę,
- sporządzić pozew,
- reprezentować wierzyciela w sądzie,
- prowadzić sprawę na etapie egzekucji komorniczej.
FAQ – najczęściej zadawane pytania dotyczące windykacji niezapłaconych faktur
Czy każda niezapłacona faktura uzasadnia dochodzenie rekompensaty 40, 70 albo 100 euro?
Czy przed wniesieniem pozwu trzeba wysłać wezwanie do zapłaty?
Czy dłużnik zawsze ponosi pełne koszty windykacji?
Po jakim czasie można rozważyć ulgę na złe długi w VAT?
Kiedy można skierować sprawę do komornika?
Czy sama faktura wystarczy do wygrania sprawy?
W jakiej formie rozliczana jest pomoc prawna?
Kancelaria AKRS – wsparcie w dochodzeniu należności
W sprawach dotyczących niezapłaconych faktur istotne znaczenie ma nie tylko ustalenie wysokości długu, ale również prawidłowa ocena dokumentów, wyliczenie należności ubocznych, wybór właściwego trybu postępowania oraz ocena realnych szans odzyskania należności.
AKRS Komorowska & Szczerbiński Kancelaria Radców Prawnych sp.j. prowadzi obsługę przedsiębiorców w zakresie dochodzenia roszczeń, windykacji należności, negocjacji, postępowań sądowych oraz egzekucyjnych.
Jeżeli kontrahent nie zapłacił faktury, zapraszamy do kontaktu z kancelarią. Po analizie dokumentów wskażemy możliwe działania i rekomendowany sposób dochodzenia należności.